Avisos
Registrar horario
Escoge el día, el proyecto y el horario, marca a los que trabajaron y guarda. Un punto naranja indica que esa persona ya tiene horas ese día.
Pegar reporte de WhatsApp
Copia el mensaje del grupo tal como viene y pégalo aquí. Claude lo lee y te muestra los registros para que los revises antes de guardarlos.
Registros del día
Todo lo guardado para la fecha seleccionada, separado por proyecto.
Horas por revisar
Lo que reportan entra "En revisión". Modifica lo que esté mal, quita lo que no va y acepta lo correcto. Solo con todo revisado se puede pagar la quincena.
"Copiar para Excel" copia las 14 filas en el mismo orden de columnas que la hoja CALCULO DE HORAS. Pégalo en la columna C de la primera fecha. Los domingos van como fórmula, por ejemplo =8*2.
Nómina de la quincena
Mano de obra por horas (horas × tarifa) más los pagos fijos. Si en esta quincena a alguien se le paga distinto, cambia el monto aquí: solo afecta esta quincena.
Horas por proyecto
Horas a pagar de cada trabajador en la quincena, separadas por proyecto (domingos ya duplicados).
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Cajas chicas y tarjetas
Lo pendiente son las facturas reportadas que todavía no se han repuesto o pagado. Toca un fondo para ver solo sus facturas.
Registrar factura
Anota cada factura con el proyecto que le escribieron. Si tienes la foto, súbela y Claude llena los datos para que los revises. Las facturas sin NCF se cargan a mano de obra como viáticos de obreros.
La foto que leíste se guardará como comprobante de esta factura.
Reposiciones
Cada reposición agrupa las facturas que se repusieron juntas. Cuando le pagues al encargado, registra el pago y sube el comprobante.
Facturas
Marca las facturas que se van a reponer y crea la reposición.
Dietas a crédito en comedores
Para las comidas que se cogen fiadas en un comedor y se pagan después. Lo que se compra con caja chica va como factura arriba, con la categoría Dieta / comida.
Le debo a los comedores
Consumos
Registrar pago a proveedor informal
Mantenimiento, reparaciones y otros servicios de personas sin comprobante fiscal. Se cargan al reporte de mano de obra al financiero a nombre de quien cobró, con la retención.
Pagos mensuales fijos
Pagos que se repiten cada mes (como honorarios profesionales). No salen en la nómina de Manuel; se registran aquí cada mes y van al reporte al financiero con la retención de informales. Se configuran en Ajustes → Pagos fijos.
Pagos registrados
Pago de nómina y reposiciones
Se paga cada dos semanas. Pon el primer día y se calculan solas las dos semanas. Montos brutos: a los obreros no se les descuenta retención.
Pago de esta nómina
Nómina por trabajador
Horas de las dos semanas (domingos al doble) por la tarifa, más los pagos fijos, menos los avances. El pago fijo se puede cambiar aquí para esta quincena.
Horas extras que se pagan aparte (15 y 30)
Para quien tiene marcado "Pago aparte 15 y 30" en Ajustes (ej. Frain). Sus horas no entran en la nómina de los ajusteros: cada 15 y 30 se registran solas como pago informal por pagar en Pagos informales, igual que Cordero. Del 29 al 14 se pagan el 15, y del 15 al 28 se pagan el 30.
Avances a descontar
Dinero que se le adelantó a alguien. Se descuenta solo del pago de la quincena que escojas.
Reposiciones de cajas chicas y tarjetas
Lo gastado y lo pagado en estas dos semanas por cada fondo, y lo que se le debe hoy (facturas sin reponer y reposiciones sin pagar).
Costo por proyecto
Nómina por horas, viáticos y caja chica de las dos semanas por proyecto. Los pagos fijos no se reparten por proyecto.
Presupuesto contra lo gastado
Escribe el presupuesto de cada proyecto y compáralo con lo gastado desde el inicio: mano de obra (nómina por horas, viáticos y pagos informales) y compras con comprobante fiscal. Los pagos fijos no se reparten por proyecto.
Estados de cuenta de las tarjetas
Sube el estado de cada tarjeta con su fecha de corte y el monto a pagar. La app lo compara con las facturas registradas de esa tarjeta en el período, y te arma el reporte para Karl Max con todo lo que se paga ese día.
Subir estado de cuenta
Lo que se paga ese día
Reporte de mano de obra al financiero
La nómina completa va a nombre del encargado de la nómina, los viáticos (facturas sin NCF) a nombre de cada encargado de caja y los pagos informales a nombre de quien cobró, con la retención que asume la empresa. Para el IR-17.
Compras con comprobante fiscal (606)
Facturas de cajas chicas y tarjetas con NCF, con los datos para registrarlas en el formato 606. El monto facturado va sin ITBIS.
Gasto en mano de obra, dietas y viáticos
Escoge el rango (por defecto, del 1 del mes a hoy). Mano de obra = nómina por horas + pagos fijos + pagos informales. Dietas = facturas con categoría dieta o comida + consumos a crédito en comedores (pagados o no). Viáticos = las demás facturas sin NCF.
Por proyecto
Por día
Comparativa: este mes contra el mes anterior
Por obrero
Lo que ganó cada obrero por sus horas (horas × tarifa, domingos al doble), antes de avances y descuentos. Incluye las nóminas anteriores cargadas del Excel.
Horas de un obrero
Para revisar un reclamo o ajuste de horas: escoge el obrero y el rango y ves día por día dónde trabajó, cuántas horas, quién lo reportó y cuánto se le paga. Los domingos se pagan al doble.
Buscar registros
Busca en horas, facturas, pagos informales, avances, reposiciones y pagos de nómina. Escribe un nombre, proveedor, NCF, concepto o referencia, y filtra por tipo, proyecto o fechas.
Cuentas de acceso
Cada persona entra con su correo y una contraseña que tú le das (en persona o por WhatsApp). Después la puede cambiar en el botón Contraseña de arriba. Quien solo reporta no ve tarifas, nómina, cuentas ni reportes, y solo puede cambiar o borrar lo que registró. Cambiar el rol, la clave o desactivar a alguien le cierra la sesión.
Respaldo completo (con comprobantes)
Un archivo con todos los datos y fotos, para guardar o para pasar la app a otro lugar. Es distinto del Excel de abajo, que es para leer.
Accesos
Tú decides quién entra y qué puede hacer. 1) Comparte la app con la persona desde el botón Compartir, con permiso de Colaborador (no le des Editor: con Editor vería tarifas, cuentas y reportes). 2) Cuando la abra, aparece aquí abajo en "Esperando acceso". 3) Escoge qué puede hacer y dale acceso. Quien solo reporta no ve tarifas, nómina, cuentas ni reportes en la app.
Esperando acceso
Con acceso
Retenciones y encargado de la nómina
A los obreros no se les descuenta: la retención la asume la empresa. En el reporte al financiero, la nómina completa va a nombre del encargado de la nómina con la retención.
Cajas chicas y tarjetas
Cada fondo tiene un responsable, quien lo usa y un límite. Pon el límite en 0 si no tiene. Los viáticos (facturas sin NCF) se cargan a nombre del responsable, con su cédula, en el reporte de mano de obra.
Pagos fijos
Personas con un monto fijo por quincena, como el encargado. El monto se puede cambiar en cada quincena desde Reporte de horas → Quincena. En el reporte mensual cuenta en el mes en que termina la quincena.
Trabajadores
Col. es la columna en la hoja de Excel (1 = columna C). El nombre completo y la cédula salen en el reporte mensual. La forma de pago y la cuenta salen en el Excel de pago para hacer las transferencias. La tarifa y la cuenta solo las ves tú, no quien reporta.
Clientes y proyectos
Cada cliente tiene sus proyectos. Al registrar horas o facturas primero se escoge el cliente y después el proyecto exacto. Los inactivos no salen al registrar, pero sus datos se mantienen.
Respaldo
Descarga una copia de todo lo guardado en la app (horas, facturas, pagos, trabajadores, proyectos, ajustes e historial) en un Excel, una hoja por tipo de dato. Guárdalo en tu computadora o en la nube una vez al mes. La app te avisa cuando pasen 30 días sin respaldo.
Historial de cambios
Quién registró, borró, pagó o cambió cada cosa, y cuándo. Se muestran los últimos 300 movimientos.